Nos últimos anos, o Brasil viu crescer a discussão em torno da ética nas empresas e nas suas relações. A partir desses debates e muito em função da ampliação da importância do compliance, surgiram novas legislações a fim de criar mecanismos para evitar crimes e riscos de condutas no ambiente corporativo. E um desses recursos é o código de conduta da empresa.

Neste post, veja o que é código de conduta, para que serve, sua importância, exemplos de grandes empresas, os passos para implementá-lo, o que não fazer e qual sua relação com compliance. Acompanhe!

O que é o código de conduta de uma empresa?

Código de conduta é um documento que elenca todas as regras que devem ser seguidas por todos os membros de uma empresa – incluindo, em muitos casos, terceirizados -, independentemente do nível hierárquico.

Esse conjunto de normas deve ser frequentemente revisitado e divulgado a todos. No entanto, é importante ressaltar que não se trata de uma medida isolada.

Para que seja efetivo, o código de conduta deve estar alinhado com as políticas de compliance da empresa e servir como base para o treinamento de colaboradores e novos contratados, assegurando que todos conheçam a cultura organizacional e as regras que devem ser seguidas no dia a dia.

Vale ressaltar que o documento é citado nominalmente na legislação brasileira. A Lei nº. 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção, em seu artigo 7º prevê: 

“a existência de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta no âmbito da pessoa jurídica“.

Para que serve o código de conduta?

O código de conduta estabelece padrões de comportamento e formas de agir com base na missão, nos valores e nos objetivos da organização. 

Assim, o documento serve como material de apoio para as ações de colaboradores, gestores e outros líderes, de modo a nortear o que é aceito ou não nas relações com clientes, parceiros, fornecedores, poder públicos e outros stakeholders.

É o código de conduta que deve dirimir quaisquer dúvidas em relação à ética, evitando qualquer mal-entendido ou desvios de conduta causados por desconhecimento que podem levar a situações prejudiciais à empresa, como casos de corrupção.

Importante notar que as regras não se referem apenas às relações externas da empresa, mas também rege as relações éticas internamente. Dessa forma, o documento busca evitar situações de favorecimento que podem prejudicar a equidade no ambiente de trabalho.

O código de conduta também orienta os gestores a definir as situações que são passíveis de punição e quais seriam as medidas adequadas para cada caso. 

Portanto, em resumo, alguns dos principais benefícios do código de conduta de uma empresa são:

• Dar mais transparência a negociações e processos;
• Disseminar práticas éticas e uma atuação de acordo com a Lei;
• Fortalecer a imagem e consolidar a marca junto ao mercado;
• Melhorar a comunicação interna e o entendimento entre setores;
• Melhorar a produtividade;
• Servir como guia para as ações das pessoas.

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Importância do código de conduta nas empresas: veja os benefícios

Auxilia na melhoria da imagem institucional

Ao adotar um código de conduta, a empresa mostra ao mercado, stakeholders e consumidores que se preocupa com valores como ética e integridade. 

Como resultado, é possível transmitir uma imagem de transparência para toda sua rede de relacionamento, fator que impacta positivamente, inclusive, na sua competitividade – sobretudo em um contexto em que a presença digital das empresas é cada vez mais forte.

Apresenta um diagnóstico de possíveis desvios de conduta

Além de normatizar as ações das pessoas, o código de conduta serve para acompanhar, analisar e definir as punições possíveis em casos de desvios de conduta dentro da empresa, mostrando como o descumprimento das regras deve ser combatido. 

O foco, no entanto, deve ser a conscientização, e não a punição em si.

Importante ressaltar que, ao aceitar fazer parte da organização, as pessoas devem ser conscientes – e alertadas pelo RH – de que concordam com as normas estabelecidas no documento. 

Dessa forma, espera-se de todos o cumprimento das regras e uma atuação que não fira os princípios estabelecidos pela empresa.

Desenvolve segurança institucional

Um código de conduta bem redigido é uma ferramenta fundamental para dar mais segurança para a resolução de situações de conflito. 

Ao surgirem problemas, a empresa e seus colaboradores podem recorrer ao documento para se prevenir de possíveis riscos. Isso é especialmente importante no relacionamento com membros externos à companhia.

Essa é uma maneira de assegurar a imparcialidade e a transparência nas decisões, tornando mais fácil conduzir discussões e negociações. O resultado é um ambiente de trabalho mais harmônico e com menos conflitos.

Auxilia na Política de Compliance

Como vimos, o código de conduta atua fortemente a fim de evitar conflitos de interesses. Esse é um dos principais problemas enfrentados na área de compliance da empresa e, quando não investigado e corrigido a tempo, pode trazer prejuízos imensuráveis à organização.

Dessa forma, o código é um importante componente das políticas de conformidade, garantindo o respeito à legislação e aos preceitos éticos, tão fundamentais para garantir a integridade das operações e relações da empresa.

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Protege contra assédio

Assédio moral e sexual, discussões e bullying são situações a que as empresas estão expostas e que devem estar contempladas no código de conduta. 

Embora muitas vezes fujam ao controle da organização, o documento ajuda a padronizar o comportamento e os relacionamentos no ambiente de trabalho. 

O objetivo é resguardar as pessoas de situações desagradáveis e que possam afetar sua saúde mental e até mesmo sua qualidade de vida.

Exemplos de código de conduta empresarial

Apple

Reconhecida por seu caráter inovador, a gigante da tecnologia também se destaca  pela rigidez de suas regras de conduta. 

Isso porque a Apple não monitora apenas seus colaboradores, mas acompanha todas as relações que envolvem parceiros e fornecedores de todo o mundo. 

Para seus funcionários nas lojas e no atendimento, por exemplo, é proibido corrigir a pronúncia dos clientes, a fim de evitar constrangimentos.

Google

Nos anos 2000, o código de conduta do Google baseava-se na premissa “não seja mau”. Após a reformulação na empresa, foi adotado o mote “faça a coisa certa”. 

O documento da empresa foca na integridade, segurança e responsabilidade, além de diversas regras que devem ser cumpridas e comportamento que são esperados de todos. 

Afinal, uma empresa com milhares de colaboradores não pode depender apenas do bom senso de cada um; é preciso um norte.

Uber

A empresa de transporte de passageiros e entrega de alimentos conta com inúmeros parceiros (motoristas e entregadores) e funcionários da própria empresa em todo o mundo. 

Por isso, o aplicativo tem um foco bastante voltado a evitar situações de discriminação, por qualquer motivo: gênero, deficiência, cor de pele, religião, entre outras características protegidas por lei.

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Crie um comitê para elaboração do código

A primeira etapa para a criação do código de conduta é definir o grupo de profissionais responsáveis por essas tarefas. 

O ideal é que o comitê seja formado por pessoas de diferentes setores, níveis hierárquicos e experiência. Também é importante que haja diversidade no que se refere às suas características pessoais.

Embora diverso, o comitê deve ser enxuto e, de preferência, formado por pessoas que sirvam de referência para os outros colaboradores, seja por seu histórico de posturas éticas ou pela disseminação de valores positivos. 

É indispensável, é claro, que o grupo conte com a presença da alta cúpula da empresa.

Faça a análise criteriosa sobre o conteúdo necessário

Uma vez que o comitê foi formado, é preciso reunir o material necessário para a confecção das regras do código de conduta. 

Essas informações poderão ser verificadas nos resultados da avaliação de riscos que a empresa realizou como parte do seu programa de compliance. 

Também é recomendado consultar especialistas em conformidade, advogados – sobretudo por questões trabalhistas -, dentre outros profissionais.

Nesta etapa, pode ser interessante consultar as regras de conduta de outras empresas, sempre com o cuidado de entender as características da própria organização e quais são seus objetivos e cultura.

Discuta o conteúdo com pessoas capacitadas

Com as informações em mãos, é o momento de definir o que fará parte do código de conduta da empresa. 

Para isso, é essencial que o comitê passe por todos os pontos levantados, especialmente aqueles que são considerados mais polêmicos.

Nesta etapa, é fundamental ter um olhar voltado para a própria empresa e seus colaboradores, identificando características que devem ser atendidas pelo documento. Dependendo do caso, pode ser interessante contar com o auxílio de uma empresa de consultoria.

Estruture o conteúdo de forma organizada antes da publicação

Agora que o conteúdo está definido, o próximo passo é a estruturação e redação do código de conduta. 

Uma vez que os termos estejam redigidos, é importante apresentá-los para a revisão de um profissional da área de compliance. 

Afinal, qualquer palavra ou expressão fora de lugar ou mal empregada pode gerar dubiedades ou até mesmo abrir espaço para processos trabalhistas.

Compartilhe com os colaboradores da sua empresa

A última etapa consiste na divulgação e compartilhamento do código de conduta para todos na empresa. Para que alcance todos os colaboradores, pode ser necessário realizar uma campanha intensiva de comunicação interna.

Seja como for, a divulgação não deve focar apenas no compartilhamento do documento, mas também em demonstrar a importância para todos os setores e atividades da organização e por que todos devem respeitar as regras.

Para evitar problemas, sobretudo no que se refere a possíveis penalizações, o RH deve contar com algum tipo de comprovante que sinalize que todos os colaboradores receberam e estão de acordo com o código.

O que NÃO fazer ao implementar um código de conduta na minha empresa

A implementação de um código de conduta nas empresas não ocorre sem que seja necessário superar alguns desafios. 

Dentre eles, destaca-se a necessidade de projetar os valores da organização pensando no público externo, isto é, mostrando-se como uma instituição que preza pela responsabilidade social e ambiental.

Além disso, quando da sua elaboração, o documento deve fazer uma reflexão sobre todos os membros envolvidos nas suas operações, de colaboradores e acionistas, de maneira a assegurar que o sistema implantado garanta uma forma ética de atuar em sintonia com os princípios da própria organização.

Quando uma empresa se mostra omissa em relação à ética, é inevitável que ela arque com todo o ônus de sua inação, enfrentando problemas que podem acabar com sua reputação, como fraudes e atos de corrupção e suas consequentes punições.

É por isso que as companhias devem buscar adotar os mais altos padrões pessoais de conduta, exigir o comprometimento de seus colaboradores e buscar isso na contratação de novos talentos. 

Afinal, a integridade dos negócios e de seus processos depende da compreensão e da colaboração de profissionais capazes de alinhar os valores da empresa com suas convicções pessoais.

Importância do Compliance agregado ao Código de Conduta

Como vimos, o código de conduta é um importante instrumento de compliance dentro da empresa. 

Ambos devem caminhar juntos e de forma complementar para garantir que as relações e processos da organização sejam feitos com base em preceitos éticos e dentro da legislação.

Assim, o compliance junto ao código de conduta tem como objetivos:

Servir como base para a maneira de agir de todos

O código de conduta deve ser indissociável da cultura organizacional, sendo incorporado à rotina dos colaboradores para assegurar que todos ajam de forma responsável.

Aperfeiçoar relacionamentos

O compliance não se limita apenas às relações da empresa com seus clientes, mas deve servir como base para todas as trocas envolvendo quaisquer grupos interessados na organização, de funcionários e parceiros à comunidade em que está inserida.

Administrar conflitos

Código de conduta e compliance andam de mãos dadas quando assunto é evitar conflitos de interesse que possam ser prejudiciais para a empresa e gerar brechas para corrupção e outros atos ilícitos.

Estabelecer princípios éticos

Com a definição de regras formais de conduta, busca-se garantir que todos não apenas sigam as normas recomendadas, mas que atuem sempre de acordo com as leis e regulamentações que incidem sobre a empresa.

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A Neoway, por meio de sua plataforma digital, oferece soluções para que a sua empresa garanta a conformidade em seus processos. 

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Com elas, sua empresa pode:

• Coletar de informações: Encontre em um só lugar dados internos e externos de diferentes sites e fontes. Combine critérios para descartar homônimos.
• Analisar em detalhes: Identifique ligações societárias, vínculos com listas restritivas nacionais e internacionais, além de ativos tangíveis e intangíveis. Pesquise termos na web para análises reputacionais.
• Realizar onboarding digital massificado: Valide documentos de identidade (RG, CNH, etc) por meio de tecnologias como reconhecimento facial, óptico e documentoscopia digital, para evitar ações fraudulentas.
• Obter scores antifraude: Utilize scores antifraude para validar e-mails, telefones e CPFs, encontrar o endereço mais provável, entre outras informações relevantes para a análise de riscos.
• Monitorar continuamente: Receba alertas automáticos sobre comportamentos atípicos de terceiros e previna-se contra fraudes e riscos reputacionais.
• Arquivar histórico: Armazene evidências que comprovem verificações prévias e mantenha-se em conformidade com os prazos regulatórios. Controle e rastreie históricos de criação e edição dos arquivos.

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Conclusão

O código de conduta é um documento vital para uma organização. É ele que vai estabelecer as normas e regras que vão nortear a atuação de todos os membros da empresa, da alta cúpula aos novos talentos, bem como de todas as relações envolvendo os stakeholders – parceiros, fornecedores, poder público, consumidores, entre outros.

Para que isso aconteça, é preciso manter uma comunicação direta, que promova a cultura organizacional e faça com que o código de conduta seja difundido, recebido e compreendido por todos. Só assim será possível colher os frutos de uma atuação pautada na ética e no respeito à legislação.

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