Índice

• O que é Know Your Supplier (KYS)?
• Por que conhecer seu fornecedor é essencial para uma empresa?
• Qual o impacto do KYS no processo B2B?
• Quais são os benefícios em aplicar KYS?
• Como funciona o processo de Conheça Seu Fornecedor?
• Processos para a realização do KYS
• Tecnologias que ajudam a sua empresa no processo KYS
• Como a Neoway pode ajudar você no processo KYS?
• Conclusão

Conheça seus parceiros de negócios e saiba quem são seus fornecedores. Essas premissas têm relação direta com normas de prevenção a risco e compliance e conduzem a busca de informações sobre terceiros que se relacionam com uma empresa.

As questões relativas aos potenciais riscos ocasionados pelos fornecedores de uma organização são direcionadas nas políticas de Know You Supplier (KYS) ou Conheça Seu Fornecedor. 

Juntamente com outras ferramentas de compliance voltadas a outros stakeholders (clientes, parceiros, funcionários, entre outros), essa análise busca identificar riscos, prevenir a empresa contra atos ilícitos, como fraudes e lavagem de dinheiro, e garantir sua conformidade com a Lei.

Para isso, esse processo envolve uma análise preventiva das pessoas e empresas ligadas a esses parceiros de negócios, o monitoramento constante dos fornecedores, além da implementação e atualização de ações de compliance.

Neste post, entenda o que é Know Your Supplier, seus benefícios, como funciona, além de processos e tecnologias que podem ser utilizadas para implantar uma política eficiente de KYS.

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O que é Know Your Supplier (KYS)?

Know Your Supplier (KYS) se refere ao processo de mitigação de riscos inerentes ao relacionamento da empresa com seus prestadores de serviço. 

Essa política tem relação direta com a ISO 9001 2015 que estabelece que “a organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.

“Provedores externos” são os fornecedores com os quais a empresa precisa atuar para conseguir desenvolver seus processos, produtos e serviços. 

Esses parceiros têm grande impacto para as operações da organização e exercem influência direta em seus processos produtivos, por isso, precisam ser analisados antes mesmo da sua contratação, por meio de due diligences.

Diante desse cenário, as políticas de Conheça seu Fornecedor se revelam fundamentais, sobretudo para que a empresa se certifique de que o parceiro não represente riscos desnecessários.

E isso exige, além  da validação de documentos, uma série de análises mais aprofundadas sobre os fornecedores, desde sua seleção, e continuam por meio de um monitoramento preventivo constante.

Por que conhecer seu fornecedor é essencial para uma empresa?

Toda empresa, de qualquer setor, está exposta a riscos. Felizmente, quando há uma política de contratação eficiente, esses riscos podem ser previamente calculados. 

Por outro lado, quando falta qualquer tipo de mecanismo de controle, essas ameaças podem resultar em prejuízos graves para a organização.

Nesse contexto, a Due Diligence aparece como importante ferramenta de compliance para auxiliar no processo de coleta e análise de informações sobre determinado parceiro. 

A diligência de fornecedores exige uma boa estrutura de avaliação de riscos, capaz de identificar fatores que vão impactar diretamente na negociação com a empresa cuja contratação está sendo analisada, tais como:

• Condenações por atos ilícitos;
• Condenações por improbidade administrativa;
• Idoneidade financeira;
• Passivos trabalhistas;
• Presença de programa de compliance.

Todas essas informações servem para que a empresa contratante consiga fazer uma avaliação aprofundada do fornecedor que pensa em contratar e mitigue riscos desnecessários durante a vigência do contrato.

Qual o impacto do KYS no processo B2B?

Empresas bem organizadas e que querem atuar em conformidade com a legislação e as regras que regem seu setor precisam desenvolver políticas internas para nortear o relacionamento com seus fornecedores.

Nesse sentido, as políticas de compliance desempenham um papel fundamental, uma vez que servem como guia para a elaboração de toda a documentação e estrutura necessárias para que a empresa possa encontrar e manter fornecedores idôneos.

Dentro das regras de compliance, os principais pontos da política de Know Your Supplier se referem ao objetivo, que engloba os requisitos adotados pela empresa e que servirão como parâmetro para questões relacionadas à seleção, contratação, supervisão e gestão dos contratos de todos os fornecedores.

Cada empresa adota seus próprios critérios de seleção para assegurar que o parceiro contratado de fato atende às exigências e oferece a melhor qualificação para o que a empresa necessita.

Além das questões de compliance, uma boa seleção de fornecedores permite que se consiga evitar perdas e imprevistos e, principalmente, formar uma rede de fornecedores capaz de suprir as demandas de produção com sinergia. 

Alguns impactos positivos são:

Qualidade do produto entregue – contar com bons insumos é vital para garantir que seus clientes tenham expectativas e necessidades atendidas em suas compras, nutrindo a relação de confiança deles com a sua empresa.

Atendimento de prazos – bons fornecedores são importantes para assegurar que os prazos de entrega sejam atendidos, garantindo, por exemplo, que o estoque esteja sempre em níveis adequados.

Redução de custos e preços mais competitivos – ter bom relacionamento com fornecedores possibilita negociar e conquistar condições diferenciadas, inclusive em relação ao preço, proporcionando economia de custos.

Quais são os benefícios em aplicar KYS?

As empresas que adotam procedimentos de KYS qualificam toda sua cadeia de abastecimento, passam a conhecer a fundo seus fornecedores e afastam-se daqueles que possuem um histórico de atuação ou reputação negativos.

Com isso, a partir do processo de Know Your Supplier (conheça seu cliente), é possível não apenas reduzir riscos reputacionais, como também jurídicos, financeiros e institucionais. 

É por meio desse recurso que a empresa garante mais visibilidade e controle sobre as negociações envolvendo fornecedores e, assim, previne fraudes que poderiam ser cometidas por esses parceiros.

Dessa forma, o KYS permite:

• Adotar procedimentos efetivos para conhecer os parceiros;
• Assegurar a conformidade com a legislação e regulamentações;
• Garantir a imparcialidade no relacionamento com fornecedores;
• Garantir o comprometimento dos fornecedores com o Código de Ética da empresa;
• Incentivar uma cultura de prevenção às condutas ilícitas;
• Manter a governança nas relações com fornecedores;
• Viabilizar a contratação somente de empresas idôneas e sem envolvimento em atividades ilícitas.

Como funciona o processo de Conheça Seu Parceiro?

A política de KYS deve ser desenvolvida com base em critérios bem definidos que precisam ser analisados antes de contratar qualquer novo fornecedor. 

O principal ponto é o cuidado que as empresas devem ter ao se relacionar com parceiros para garantir que sigam os princípios éticos e de conformidade necessários.

Essa prática deve ser seguida não apenas em relação aos fornecedores diretos, mas também aos prestadores de serviços contratados por esses parceiros.

O objetivo não é outro senão evitar situações de risco, como práticas de corrupção ou trabalho infantil, por exemplo.

Empresas do setor têxtil foram as que, mundialmente, impulsionaram as preocupações com a sustentabilidade ao longo de toda a cadeia produtiva. 

A revelação de casos de práticas ilegais no processo de fabricação dos produtos levou essas organizações a criarem políticas que buscassem garantir que todos os seus fornecedores, diretos e indiretos, preservem os direitos humanos e as boas condições de trabalho.

A qualificação de fornecedores se dá em três etapas: avaliação inicial, monitoramento do desempenho e reavaliação. 

Assim, o primeiro ponto da política de Know You Supplier é deixar claro para qual objetivo o parceiro está sendo contratado. Para isso, é necessário responder a alguns questionamentos, como:

• Qual o tipo de serviço que será prestado?
• O tamanho da empresa condiz com o valor do serviço em negociação?

No podcast abaixo, Aretuza Sena, superintendente da área de Governança do Omni, Banco e Financeira, e Eric Greghy, Product Manager de Risk & Compliance da Neoway falam sobre como o monitoramento em tempo real garante bom ambiente de negócios e evita riscos e perdas. Confira!

Processos para a realização do KYS

Verificar a integridade e mapear riscos

Quando falamos em Conheça Seu Fornecedor, é fundamental contar com ações integradas para verificação da integridade destes parceiros e prevenção de possíveis riscos da parceria. 

Esse conjunto de procedimentos internos engloba auditorias, incentivo à denúncia de irregularidades e aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta, com o objetivo de detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos. 

Para isso, são usados protocolos para verificar e analisar as condições do parceiro e garantir que a finalidade da parceria seja alcançada, seja do ponto de vista fiscal, legal ou financeiro, além da conformidade com a legislação e o alinhamento com a postura ética da empresa contratante. 

Entre eles, podemos citar as análises de:

• Situação fiscal do fornecedor;
• Quadro societário e proximidade com PEPs (pessoas expostas politicamente);
• Prevenção à lavagem de dinheiro (PLD) e corrupção (ativa e passiva); 
• Proximidade com listas restritivas ou de risco (como trabalho escravo e sanções no IBAMA);
• Legislações e normas pertinentes a cada setor de mercado.

Essas informações podem ser obtidas junto a fontes como Receita Federal, tribunais do trabalho, órgãos ambientais, órgãos de proteção ao crédito, listas restritivas, entre outros.

Outra importante ferramenta para auxiliar nesse processo é o Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS), que facilita o reconhecimento de parceiros com bom histórico.

Os documentos de órgãos oficiais são de extrema importância, mas, muitas vezes, uma rápida pesquisa na internet também pode trazer informações relevantes para a análise de fornecedores.

Buscar referências feitas ao fornecedor

Também é fundamental verificar a reputação desse fornecedor junto ao mercado. Isso inclui pesquisas em redes sociais, portais de notícias e até mesmo consultas a outros players do setor para checar a existência de problemas prévios. 

Mesmo após a contratação, um passo importante no processo de Know Your Supplier são as reavaliações periódicas dos fornecedores. Elas servem para identificar quaisquer mudanças nas informações que foram previamente analisadas.

Importante ressaltar que todo esse procedimento depende diretamente do gestor, que deve selecionar quais informações e documentos precisam ser analisados para garantir o uso das políticas de KYS na contratação de fornecedores.

Fazer auditorias

Todas as atividades executadas pelos fornecedores devem ser acompanhadas pelo setor de compliance da empresa.

Esse acompanhamento deve ser feito por meio de mecanismos de controle interno, como as auditorias, para analisar a integridade dos contratos firmados.

O objetivo é identificar possíveis desvios de conduta que atentem contra o Código de Ética da organização ou suas políticas de conformidade e, quando for o caso, dar início às investigações.

Verificar a capacidade de prestar o serviço

Como vimos, a política de KYS envolve todas as questões que tratam do processo de contratação de fornecedores por uma empresa, o que exige uma gestão de compliance bem estruturada a fim de evitar problemas. 

Todo o processo de escolha de parceiro e execução do contrato deve ser monitorado, acompanhando a execução de qualidade do serviço e garantindo o cumprimento dos pontos que foram acordados de acordo com as normas da empresa contratante.

Outro ponto importante na análise dos fornecedores é verificar se os valores negociados pela prestação de serviço condizem com o porte da empresa parceira. 

Essa avaliação visa a evitar fraudes e afastar-se de serviços que podem ter relações escusas e pouco transparentes.

Tecnologias que ajudam a sua empresa no processo KYS

Big Data

O processo de Conheça Seu Fornecedor, assim como outros procedimentos de compliance, pode ser feito de maneira mais eficiente com o auxílio do Big Data Analytics.

As ferramentas de análise de dados possibilitam conectar diferentes fontes de informação e analisá-las de forma ágil e precisa, o que permite escalar os processos de KYS.

Business Intelligence (BI)

Business Intelligence é o processo de coleta, análise, organização e monitoramento de dados para auxiliar na tomada de decisão.

As ferramentas de BI oferecem uma visão intuitiva dos dados que facilita a realização de análises sobre o público externo da empresa e podem orientar ajustes nas estratégias voltadas para novos parceiros de negócios.

Inteligência Artificial e Machine Learning

Assim como o Big Data Analytics, tanto a Inteligência Artificial quanto o Machine Learning podem ser empregados para extrair valor de grandes volumes de dados.

O diferencial dessas tecnologias é a capacidade de aprenderem e decidirem por conta própria, o que dá mais rapidez e precisão às análises.

Como a Neoway pode ajudar você no processo KYS?

A Neoway oferece soluções de análise de dados para que a sua empresa garanta a conformidade em seus processos de Know Your Supplier – e outras políticas de compliance.

Nossas ferramentas de Risk & Compliance trazem segurança e agilidade para o onboarding de novos clientes e funcionários, a gestão de fornecedores, além da análise reputacional e de conflitos de interesse.

Com elas, sua empresa pode:

• Coletar informações: encontre em um só lugar dados internos e externos de diferentes sites e fontes. Combine critérios para descartar homônimos.
• Analisar em detalhes: identifique ligações societárias, vínculos com listas restritivas nacionais e internacionais, além de ativos tangíveis e intangíveis. Pesquise termos na web para análises reputacionais.
• Monitorar continuamente: receba alertas automáticos sobre comportamentos atípicos de terceiros e previna-se contra fraudes e riscos reputacionais.
• Arquivar o histórico: armazene evidências que comprovem verificações prévias e mantenha-se em conformidade com os prazos regulatórios. Controle e rastreie históricos de criação e edição dos arquivos.

Conheça nossas soluções de Risk & Compliance:

• Neoway Compliance: Disponibiliza todos os dados necessários para fazer diligências complexas em uma única ferramenta, permite montar dossiês completos e armazená-los para futuras consultas e auditorias.
• Neoway Watcher: Monitora automaticamente dados públicos sobre empresas e sócios, e envia alertas quando identifica riscos para que você possa agir de forma rápida.
• Neoway Lawsuits: Oferece a maior base de processos judiciais e extrajudiciais do Brasil para aumentar a eficiência dos seus relatórios de diligência e aperfeiçoar a gestão de riscos.

Conclusão

A política de Know You Supplier (KYS) ajuda a dar mais segurança para os processos de controle e regulamentação dos negócios, o que reflete na reputação e no sucesso das empresas.

Juntamente com outras políticas, como Know Your Costumer, Know Your Employee e Know Your Partner, ela é fundamental para que as empresas estejam em conformidade com as leis do setor em que atuam, evitem multas e preservem sua imagem institucional.

Hoje, é possível utilizar ferramentas que permitem um maior controle e atualização constante de dados para identificar perfis de risco e fazer o monitoramento contínuo de fornecedores e prestadores de serviço.

Quer saber como a Neoway pode ajudar a sua empresa na gestão dos seus fornecedores? Fale com um de nossos especialistas!