As exigências sobre o controles internos e compliance no mundo corporativo vêm aumentando a cada ano. Em um ambiente de negócios globalizados, de infinitas oportunidades comerciais mas também de riscos aumentados, é indispensável que as empresas assegurem a conformidade dos seus negócios com a política interna estabelecida (códigos de conduta e padrões éticos gerais) e com a legislação e regulamentação aplicável ao setor que atuam.
De forma geral, podemos dizer que a função dos controles internos e compliance é reduzir os riscos – prejuízos à imagem e ao caixa – em todas as operações e procedimentos, garantindo segurança nas transações e relações com funcionários, clientes e fornecedores. Ou seja, ao adotar estas práticas positivas, a empresa diminui drasticamente as chances de ficar diretamente vulnerável pelo descumprimento de alguma regra e por qualquer ato ilícito de um cliente ou parceiro, mesmo que indiretamente (responsabilidade objetiva).
No entanto, manter-se em compliance é um desafio enorme mesmo para empresas que contam com equipes específicas para realizar este trabalho. O volume de dados e informações a serem analisados é enorme e estão disponibilizados em múltiplas fontes, que nem sempre podem ser consideradas confiáveis nem dão amparo jurídico às análises. Por outro lado, as fraudes acontecem de forma cada vez mais rápida e criativa para não serem percebidas.
Por isso, as empresas devem estar atentas e buscar oportunidades de aperfeiçoamento de suas análises. É preciso pensar em uma estrutura que dê vazão ao volume de trabalho, permitindo agrupar as fontes e realizar pesquisas com o maior grau de atualização possível. Afinal, neste caso, o tempo é escasso e não contar com boas informações pode levar a danos irrecuperáveis.
Como agrupar a pesquisa e ter dados confiáveis para controles internos e compliance?
A tecnologia já é uma forte aliada para detectar e corrigir possíveis ameaças à integridade da empresa, dando eficiência e agilidade ao trabalho do time de analistas. Hoje, plataformas de Big Data Analytics, munidas de inteligência artificial e com configurações de automação, permitem que uma enorme quantidade de dados possa ser coletada e analisada de acordo com os interesses e setor de atuação da organização.
Não é mais viável que se faça toda esta busca, cruzamento e consolidação das informações de forma manual, com pesquisas em dezenas de sites para análises individuais de cada ponto a ser avaliado. Quanto mais rápida e atualizada for a diligência, maiores são as chances de identificar e se prevenir contra irregularidades.
Com as plataforma de Big Data, rapidamente o time de analistas pode rastrear uma empresa e uma pessoa física e entender como estão posicionadas no mercado em diferentes perspectivas – cadastral, societária, fiscal e tributária, judicial e extrajudicial, trabalhista, política (PEP), socioambiental, entre outras – e seus possíveis relacionamentos empregatícios, societários e familiares.
Este tipo de sistema unifica as fontes de pesquisa e traz dados sempre atualizados de órgãos reguladores (e todas as suas normas, circulares e portarias), Receita Federal, Juntas Comerciais, Tribunais e Fóruns, Banco Central, IBAMA, CNEP, Portais de Transparência dos Governos, listas de restrições nacionais e internacionais (Lista Francesa, Offshore Leaks, OFAC entre outras) e até de registros de publicações negativas em mídias sociais ou jornalísticas. Há ferramentas que permitem inclusive diferenciar facilmente os homônimos e encontrar a entidade correta, além de criar e armazenar dossiês específicos para cada caso de análise.
Pela tecnologia, estas análises podem – e devem – ser atualizadas periodicamente, de acordo com a necessidade de cada organização. E como muitas destas plataformas utilizam metadados, é possível validar a fonte e a data da informação, comprovando assim sua veracidade e atualidade.
Assim, com análises mais profundas de uma infinidade de fontes e informações disponíveis, as organizações podem ter segurança para avaliar contratações, novos sócios e parceiros, no onboarding de clientes e no fechamento de diferentes negócios. Executar as boas práticas de Know Your Customer (KYC), Know Your Employee (KYE) e Know Your Partner (KYP) com eficiência irão colocar a organização nos mais altos padrões de ética e compliance.
