Corrupção, lavagem de dinheiro, fraudes. O mercado e a sociedade estão cada vez mais críticos e atentos a empresas que não adequam suas condutas a leis e normas. Por isso, para se manter em conformidade legal, saber como implementar um programa de compliance é fundamental.

E esse cenário envolve empresas de todos os portes e segmentos. Afinal, o compliance é um meio para garantir conformidade com a legislação geral, mas, também, com todas as normativas e regulações às quais a organização está sujeita em sua área de atuação.

Neste post, veja o que é um programa de compliance, conheça seus benefícios, confira os passos para implantá-lo e saiba como a Neoway pode ajudar a sua empresa. Acompanhe!

O que é o programa de compliance?

Um bom programa de compliance passa pela criação de normas internas, realização de auditorias, fiscalização constante, incentivo a denúncias de irregularidades e campanhas de comunicação que reforcem o compromisso com a ética e a transparência.

Porém, é um trabalho constante e preventivo, ou seja, todas as ações devem ser feitas mesmo quando não existe na empresa um histórico de condutas transgressoras. O objetivo maior não é remediar os problemas, mas, sim, evitar que eles surjam.

É importante ter em mente que um negócio nada mais é do que um pessoa jurídica composta por diferentes pessoas físicas. Assim sendo, a organização deve ter normas internas bem estabelecidas para orientar as condutas e evitar comportamentos potencialmente danosos.

Por que implantar um programa de compliance?

O compliance tem se tornado cada vez mais importante não apenas como prática empresarial, mas, também, aos olhos do mercado.

Parceiros, consumidores e investidores estão cada vez menos tolerantes com empresas que não abraçam comportamentos éticos na sua cultura organizacional.

Assim, um programa de compliance é capaz de sustentar a boa reputação e a credibilidade de uma empresa, o que, por sua vez, é fundamental para manter sua saúde financeira e reduzir danos.

Mas não é só isso. Em um contexto em que os processos estão migrando definitivamente para o mundo online, a falta ou a escassez de ferramenta de controle podem resultar em vazamentos de informações e dados que podem prejudicar a organização.

Em suma, ter boas ferramentas e saber como implementar um programa de compliance pode ter um impacto naquilo que, no fim das contas, é o que mais importa: a lucratividade e a reputação da empresa, fatores que determinam sua sobrevivência e longevidade no mercado.

Um sistema de compliance é obrigatório?

Em 2013, foi sancionada no Brasil a Lei Anticorrupção, que define as punições a quais as empresas que lesam a administração pública estão submetidas.

É importante apontar que, embora adotar um sistema de compliance não seja uma obrigatoriedade, as empresas que não o fazem correm grande risco.

Afinal, mesmo a má conduta isolada de um colaborador pode fazer com que a organização sofra as consequências previstas na lei.

Mesmo que não seja obrigatório, – até porque se trata de um mecanismo desenvolvido, implantado e monitorado pela própria empresa –, um sistema de compliance é de vital importância para manter o negócio saudável e em segurança.

Quais são os principais benefícios de um programa de compliance?

O programa de compliance estabelece ações e práticas que devem estar alinhadas aos valores da organização. Essas práticas devem ser claras em sua proposta de combate à corrupção e outras condutas que vão de encontro à ética e à transparência.

Sendo assim, uma das suas principais vantagens é preservar a integridade criminal e cível da companhia , de quem a representa e dos próprios colaboradores.

Afinal, a organização que está em conformidade com as regras, se mantém afastada dos problemas com a Lei.

Tudo isso gera um efeito positivo para toda a empresa. Uma das consequências mais observadas é o aumento da eficiência, uma vez que os gestores passam a tomar decisões mais acertadas e reduzem os custos operacionais.

Outro impacto notável é o aumento da produtividade entre os colaboradores. Isso porque o alinhamento da organização com valores éticos aumenta o sentimento de satisfação entre os funcionários.

Ou seja, com um programa de compliance, a empresa ganha também em retenção e atração de talentos, o que é convertido em vantagem competitiva.

Por fim, toda essa transformação no “ser e estar” da companhia naturalmente reflete em uma melhoria da sua imagem institucional junto ao mercado – de investidores a consumidores.

E isso não se dá apenas pelas impressões que a organização passa, mas porque, o compliance traz maior segurança jurídica para as relações comerciais.

Como implantar um programa de compliance com sucesso

Diferentemente do que acontece com outros mecanismos de regulação, como as diferentes certificações ISO, o programa de compliance é criado pela própria empresa. Cabe a ela definir as ferramentas de controle para detectar e remediar possíveis ações danosas.

Embora seja uma regulação interna, ela não é totalmente livre. O programa de compliance deve se pautar a partir de normas já instituídas pelo poder público, tanto na forma de leis específicas, – como fiscal e ambiental -, quanto da Lei Anticorrupção.

Implantar um programa de compliance vai depender de diversos fatores, tais como o tamanho da empresa e sua própria cultura organizacional.

Enquanto organizações de pequeno e médio porte podem contar com um profissional dedicado a colocar em prática as medidas propostas no documento, empresas maiores podem precisar de um departamento especializado inteiramente focado no assunto.

Vale destacar que a tecnologia já apresenta soluções bastante eficientes para empresas que buscam mais agilidade e segurança na aplicação e monitoramento das políticas de compliance.

Essas inovações trazem inúmeros ganhos, especialmente para corporações que lidam com um alto volume de informações e processos mais complexos. Mas falaremos mais sobre o assunto nos próximos tópicos.

Confira agora como implantar um programa de compliance e quais são as etapas para colocá-lo em prática.

1. Fazer uma análise de riscos

Nesta etapa, é preciso avaliar os riscos aos quais a empresa pode estar exposta. Isso passa por analisar potenciais desvios de conduta por parte dos colaboradores e nas relações com o mercado e o poder público.

A Lei Anticorrupção elenca definições que permitem compreender quais são os diferenciais de acordo com o segmento de atuação de cada empresa.

É somente a partir dessa análise que será possível criar regras que sejam coerentes com a realidade da organização e com as necessidades dos órgãos fiscalizadores.

Veja como mitigar riscos com 7 práticas para reduzir ameaças corporativas.

2. Definir um plano de ação

Uma vez feita a análise dos potenciais riscos aos quais a empresa está exposta, é preciso desenvolver estratégias que permitam mitigar eventuais desvios de conduta.

Para isso e para que as condições impostas pelo programa de compliance sejam bem compreendidas por todos, é necessário contar com um planejamento detalhado.

Algumas ações envolvem definir os responsáveis por implantar mudanças em cada departamento e elaborar um cronograma de prazos, certificando-se de que os resultados esperados estejam bem delineados.

3. Criar um código de ética

A implantação de um programa de compliance deve prever também a criação de um código de ética ou conduta que seja alinhado com o perfil e a realidade da empresa.

Nesse aspecto, o compliance estabelece uma ligação direta com a governança corporativa. Atualmente, podemos dizer que essas políticas são complementares e não podem ser dissociadas.

É preciso, portanto, definir regras que façam sentido com a forma que a organização atua no mercado, visando protegê-la dos riscos corporativos e também de atitudes potencialmente antiéticas.

Vale apontar que o texto do código de ética deve ser acessível, de fácil compreensão e não pode dar espaço para qualquer possibilidade de interpretação dúbia.

Todos os colaboradores da empresa, de todos os níveis hierárquicos, devem conhecer as regras, segui-las e saber quais atitudes devem ser tomadas para garantir o comportamento mais adequado.

4. Formar um departamento de compliance

Pela importância que o tema ganhou nos últimos anos, é cada vez mais comum encontrar profissionais inteiramente dedicados à criação, implantação, cumprimento e manutenção de um programa de compliance dentro das empresas.

Dependendo do porte da organização, pode ser necessário criar um departamento inteiro apenas para lidar com o estabelecimento e cumprimento das normas.

Para isso, é preciso que a empresa considere a sua realidade e faça uma análise da sua situação para determinar suas reais necessidades.

Seja um setor inteiro ou apenas um único profissional dedicado à função, o que realmente importa é envolver e capacitar os colaboradores para que eles tenham conhecimento das regras e normas que devem ser seguidas.

Também é preciso atenção aos processos e ferramentas a serem adotadas para evitar e corrigir falhas de forma ágil e precisa.

5. Estabelecer um sistema de fiscalização

A empresa que se autorregula deve criar formas robustas para fiscalizar o cumprimento das regras, leis e normas.

A principal maneira de fazer isso é com a adoção de ferramentas tecnológicas que permitam agrupar, analisar e monitorar todo o tipo de informação importante e pertinente ao seu mercado.

Hoje, soluções baseadas em Big Data Analytics e machine learning, como a Plataforma Neoway, são as que melhor dão suporte ao compliance corporativo.

A tecnologia permite que os negócios incorporem procedimentos mais robustos e tenham uma visão preditiva para a gestão de compliance e riscos corporativos, prevenindo-se de fraudes e outros tipos de ameaças que podem comprometer sua imagem e/ou finanças.

Entenda melhor nestes outros artigos as aplicações da tecnologia para gestão de compliance e riscos corporativos e como grandes organizações já estão usando o Big Data Analytics em suas análises.

Outra boa prática na hora de implantar um programa de compliance é a criação de canais de comunicação em que clientes, fornecedores e colaboradores possam denunciar condutas inadequadas.

Para isso, ressalta-se, é importante que a empresa deixe claro quais comportamentos são considerados inadequados, facilitando, assim, a identificação por parte do denunciante.

Uma vez que as denúncias começam a chegar, os responsáveis pelo programa de compliance da empresa devem fazer uma análise detalhada do que foi descrito e identificar suas gravidades.

É fundamental discernir desvios eventuais que ocorrem em função do desconhecimento de ações comprovadas e ativamente antiéticas. É a motivação por trás de cada ação que deve embasar a avaliação dos fatos e as possíveis consequências.

6. Capacitar os colaboradores

Como vimos, o cumprimento das regras do programa de compliance empresarial depende, em grande parte, da sua compreensão por parte de todos os agentes envolvidos na empresa.

Sendo assim, durante e elaboração do documento, é preciso levar em consideração quão acessível o conteúdo do programa será para os principais interessados.

Além disso, deve-se investir na divulgação do programa para todos os setores da empresa, de forma ampla e abrangente.

Mas, apenas a divulgação não é suficiente. É preciso capacitar os colaboradores, munindo-os de conhecimento para a tomada de atitudes cada vez mais éticas.

Para isso, a empresa pode investir na realização de palestras e cursos de capacitação, bem como na realização de dinâmicas de grupo e orientações profissionais, sempre com foco no conhecimento e cumprimento das leis e das regras relevantes para a corporação.

7. Monitorar e acompanhar o funcionamento do programa

Para certificar-se de que o programa de compliance está em pleno funcionamento e alcançando os efeitos esperados, é preciso monitorá-lo constantemente.

Esse é um trabalho contínuo e motivo pelo qual o setor responsável não pode ser desfeito após sua implantação.

Diariamente, o programa deve ser submetido a novos testes e é preciso criar ferramentas para assegurar que os colaboradores estejam comprometidos com a ética e a transparência.

Os responsáveis devem, além de lidar com queixas e denúncias, estar presentes no dia a dia da empresa, para esclarecer dúvidas e identificar possíveis pontos de melhoria.

Nesse ponto, é preciso considerar que existem casos em que atitudes consideradas antiéticas são tomadas por mero desconhecimento.

Sendo assim, gerir um programa de compliance exige paciência, compreensão e entendimento sobre as mudanças propostas e o tempo que pode levar para que elas sejam de fato absorvidas por todos.

Leia mais: Monitoramento de riscos: processos contínuos para diferentes perfis

Entenda os 3 principais desafios que você pode encontrar no processo de implantação de compliance

Além de saber como implementar um programa de compliance, é preciso ter uma compreensão profunda do que deve ser feito e do que se espera para que a sua implantação seja bem sucedida.

Nesse caminho, claro, irão surgir inúmeros desafios. Entre os principais destacamos:

1. Desconhecimento

Pouco adianta ter um departamento inteiro voltado para compliance se os colaboradores não são capacitados e não têm o conhecimento necessário para colocar as melhores práticas em ação.

É crucial que todos os envolvidos no dia a dia da organização tenham conhecimento sobre o assunto e sobre o que se espera da atuação deles. Sem isso, a cultura do negócio permanecerá a mesma.

2. Escassez de processos

Um dos erros mais comuns cometidos pelas empresas é acreditar que a simples implantação de políticas de compliance é o bastante para que haja uma transformação na organização.

Na verdade, é necessário muito mais do que isso. É preciso definir procedimentos e manuais que servirão não apenas para o cumprimento das regras, mas, também, para o monitoramento do compliance na rotina da empresa.

3. Falta de acompanhamento

Quando falamos em compliance, estamos falando de um trabalho constante, ininterrupto. E o mesmo vale para a capacitação dos colaboradores.

É importante que cada funcionário tenha contato diário com a área e saiba que as regras e processos implementados pelos programas servem para protegê-lo e ajudá-lo.

Se cada agente fizer a sua parte, a empresa vai se manter sólida e sem brechas para condutas inoportunas.

Como escolher o melhor programa de compliance?

O melhor programa de compliance é aquele que visa aplicar, zelar e fazer valer a missão, a visão e os valores da empresa e que ajuda a prevenir, detectar e remediar desvios de conduta que tragam prejuízo econômico ou de imagem.

Por isso, na hora de defini-lo, é importante contar com orientações claras sobre os riscos a serem evitados, as leis a serem cumpridas e os padrões de conduta esperados a fim de preservar um ambiente ético, honesto e transparente.

Outro fator de suma importância é não admitir qualquer infração às leis e políticas internas, e manter um ambiente aberto ao diálogo como forma de aperfeiçoar seus processos e relações comerciais.

Quanto custa um programa de compliance?

Aqui vale a máxima de que implementar um programa de compliance não é um gasto, mas, sim, um investimento.

Pois se a sua empresa acha custoso financeiramente se manter em conformidade, é porque ainda não entendeu o quanto será caro não estar em compliance.

É importante lembrar que apenas a Lei Anticorrupção estabelece multa que pode variar de 0,1% a 20% do faturamento bruto do negócio para casos de desvio de conduta. E a punição nunca será menor que do que o valor da vantagem recebida indevidamente.

Isso sem contar outras perdas que podem ser irreparáveis para a organização, como os danos à imagem e à credibilidade junto ao mercado, parceiros e clientes. E não menos importante, os prejuízos legais e jurídicos que podem até impedir a continuidade do negócio.

Sobre o investimento necessário, eles variam de acordo com o porte da empresa e o que é demandado. Assim, o cálculo do custo de um plano de compliance é composto por atividades como:

• Comunicação;
• Controle de conformidade;
• Execução;
• Gestão do programa;
• Políticas de compliance;
• Segurança de dados.

Em todos esses tópicos, é preciso considerar a contratação de profissionais qualificados para a atividade e também de ferramentas que possam dar suporte à execução das ações.

Qual é a importância de implementar um comitê de compliance?

Dada a importância da área nas empresas, muitas organizações optam pela instauração de um comitê de compliance interno.

Basicamente, trata-se um grupo de responsáveis pelo monitoramento do programa de compliance, vistoriando a funcionalidade das políticas e dos procedimentos delimitados no plano. 

É muito comum que participe do comitê pelo menos um representante de cada área, a quem cabe o encargo de controlar as operações e comunicar aos demais membros sobre a execução dos processos.

Muitas vezes esse comitê é responsável por montar dossiês e/ou sugerir ações para outras áreas, como o desligamento de colaboradores ou até mesmo o não fechamento de um negócio com um fornecedor ou parceiro.

As vantagens de contar com a tecnologia

O uso da tecnologia já há alguns anos vem revolucionando a gestão de compliance e riscos corporativos.

As ferramentas inteligentes podem reduzir custos com equipes e outros insumos, e, ao mesmo tempo, dar precisão, segurança e agilidade às análises.

Apenas um sistema pode unificar as fontes de pesquisa e ter dados sempre atualizados de órgãos reguladores de cada setor (e todas as suas normas, circulares e portarias) e de outras entidades públicas.

Com isso, é possível, por exemplo, fazer previsões de conduta e ter uma solução mais efetiva para prevenção de atividades suspeitas ou fraudulentas, conceder crédito ou até recuperar ativos.

Por que escolher a Neoway através da D4Business?

A Neoway conta com soluções que ajudam as empresas a economizar tempo e recursos para estar em conformidade com leis e regulações, reduzir riscos e se prevenir contra perdas e fraudes.

A Plataforma Neoway utiliza Big Data Analytics e machine learning para mesclar informações internas e externas. Isso permite realizar análises preditivas em diferentes aspectos da gestão de compliance.

Com a solução, é possível resolver problemas, como:

• Análise reputacional e de pessoas politicamente expostas (PEPs);
• Diligências prévias para análise e gestão de parceiros e fornecedores;
• Cobrança e recuperação;
• Conflitos de interesse;
• Monitoramento contínuo com o Neoway Watcher;
• Onboarding de clientes com o Neoway Check;
• Prevenção contra fraudes.

Conclusão

O programa de compliance tem o poder de direcionar a empresa no rumo da ética e da transparência em todos os seus processos e em todos os níveis hierárquicos.

Aquelas que conseguem implantá-lo com sucesso, veem-se mais seguras em relação a riscos e punições, e colhem uma série de benefícios importantes para sua sobrevivência e longevidade.

E hoje já não é mais possível deixar a tecnologia de lado para implementar um programa de compliance eficiente.

Contar com soluções completas reduz significativamente custos internos e possíveis perdas – financeiras e de imagem – causadas por falhas e desatualizações.Solicite uma demonstração e entenda, na prática, todas as vantagens de usar a Plataforma Neoway Risk & Compliance!